Hauptamtliche Leitung für die Geschäftsstelle
Arbeitsbeginn: sofort
Beschäftigungsart: Angestellter
Anstellungsart: Vollzeit (unbefristet)
Aufgaben
Strategische Koordination und Vertretungsfunktion
• Strategische Unterstützung und vollumfängliche Vertretung des Vereinsmanagements bei dessen Abwesenheit in Präsidiums- und Geschäftsführungssitzungen.
• Übergreifende und kooperative Zusammenarbeit mit den Sportabteilungen, ehrenamtlichen Funktionsträgerinnen und Funktionsträgern sowie der Vereinsleitung.
• Gestaltung, Führung und Weiterentwicklung des internen Arbeitskreises „Mitgliederbetreuung“.
• Laufende Überwachung und Kontrolle des Budgets der Geschäftsstelle (Kostenkontrolle) sowie Zuarbeit für das Finanzressort.
Operative Betreuung des Sportbetriebs und Unterstützung des Ehrenamts
• Verantwortung für die operative Bearbeitung des gesamten Lebenszyklus der Übungsleitenden und Trainerinnen und Trainer: Einstellung, Onboarding und Offboarding, Honorarabrechnung sowie Lizenzmanagement.
• Bedarfsgerechte Organisation von Zertifizierungen, Schulungen und Weiterbildungen für alle Vereinsmitarbeitenden und Ehrenamtlichen.
• Betreuung der Freiwilligendienste (FSJ) und Praktikantinnen und Praktikanten sowie operative Unterstützung des Freiwilligen- und Ehrungsmanagements.
Steuerung des Mitgliederwesens
• Sicherstellung einer serviceorientierten Beratung, Gewinnung und Aufnahme von Mitgliedern.
• Bearbeitung von Ein- und Austritten; Pflege der Stammdaten in der Vereinssoftware sowie Verwaltung von Adress- und Bankdatenänderungen.
• Koordination von Zusatzleistungen wie Mitgliedsausweisen und Mitgliedervorteilen.
• Kontinuierliches Reporting der Mitgliederentwicklung zur Ermittlung von Bedarfen und zur strategischen Angebotsplanung.
Office Management und allgemeine Verwaltung
• Übernahme des administrativen Tagesgeschäfts der Geschäftsstelle, einschließlich Postlauf, zentraler E-Mail-Postfächer und Aktenführung.
• Beschaffung von Büromaterial und Verbrauchsgütern.
• Erstellung von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen bei Präsidiums-, Delegierten- oder Hauptvorstandssitzungen.
• Vermietung allgemeiner Räume und Sportbereiche.
Prozess- und Qualitätsstandards
• Etablierung und Sicherung strukturierter Qualitätsmanagementprozesse in der Verwaltung, insbesondere Geschäftsordnungen und Dokumentenablage.
• Betreuung eines lösungsorientierten Beschwerde- und Fehlermanagements sowie Sicherstellung grundlegender Arbeitssicherheitskonzepte. Berichtslinie: operativ an das Vereinsmanagement, bei strategischen Themen direkt an das Präsidium.
Profil
• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Sportmanagement oder Sportökonomie oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Vereinsmanagement (zum Beispiel Vereinsmanager-C-, -B- oder -A-Lizenz) oder vergleichbare Qualifikation, etwa Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Sport- und Fitnesskaufmann/-frau.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und Microsoft Teams; idealerweise Erfahrung mit gängiger Vereinssoftware (zum Beispiel Elvis, Klubboard), Webseite und Social Media.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung von (Groß-)Sportvereinen, Verbänden oder in einer vergleichbaren koordinierenden Position mit Dienstleistungscharakter.
• Führungsverantwortung: Kompetenzen in der fachlichen und disziplinarischen Führung sowie in der motivierenden Weiterentwicklung von Teams.
• Arbeitsweise: Strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert; ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsstärke, absolute Zuverlässigkeit und Serviceorientierung sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten (DSGVO).
Warum wir
Der TuS Griesheim beschreibt sich als moderner Großsportverein mit lebendiger Vereinskultur, mehr als 4.000 Mitgliedern und rund 20 Abteilungen. Professionelle Verwaltungsstrukturen treffen auf ein dynamisches und motiviertes Umfeld aus Haupt- und Ehrenamtlichen.
• Langfristige Perspektive.
• Gestaltungsspielraum bei der Optimierung interner Prozesse.
• Abwechslungsreiche Führungsaufgabe im Umfeld von Sport, Kultur und Brauchtumspflege.
• Kooperatives Umfeld mit flachen Hierarchien und gegenseitiger Unterstützung.
• Zahlreiche kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, soweit es die Aufgaben zulassen.
Jetzt bewerben
Der Verein bittet um aussagefähige Bewerbungsunterlagen. Ansprechpartner ist Stefan Keil, Vizepräsident TuS Griesheim 1899 e.V. Er freut sich auf ein Kennenlernen und steht für weiterführende Informationen bereit. E-Mail: stefan.keil@tusgriesheim.de
